Dropbox ist ein Tool, mit dem verschiedene Dateien an einer Stelle im Web abgelegt werden können. In der kostenfreien Version steht Ihnen somit eine virtuelle 2GB-Festplatte zur Verfügung. Erhältlich für Windows, Mac, iOS, Android, Linux, Blackberry, Symbian. Sie können auch über Ihren Webbrowser darauf zugreifen.

Nach einer kurzen Installation bedarf es lediglich der Eingabe der E-Mail-Adresse und eines Passwortes, um Dropbox nutzen zu können. Dropbox erscheint dann als Ordner auf Ihrem Rechner. Sie gliedert sich damit in Ihre Ordnerstruktur ein und bietet auch bekannte Ordnerfunktionalitäten.  
Die Besonderheit von Dropbox ist, dass sie Ihre Dropbox auch ohne ihren lokalen Rechner oder Smartphone benutzen können: Es besteht die Möglichkeit, sich von jedem beliebigen Endgerät auf der Dropbox-Homepage einzuloggen und so auf die "virtuelle Kopie" Ihrer Dropbox im Web zuzugreifen und damit zu arbeiten. Die Änderungen werden dann mit Ihrer lokalen Dropbox abgeglichen.
Dropbox ist ein Tool, das mehrere User zulässt, ist also ideal, um an gemeinsamen Dokumenten zu arbeiten, oder um bestimmte Ordner und Dateien mit einem bestimmten Personenkreis zu teilen. Dropbox bietet außerdem die Möglichkeit, Links an Nichtmitglieder zu verschicken, um diesen ausgewählte Dateien zugänglich zu machen.

Vorteile:

• Greifen mehrere Personen auf einen geteilten Ordner zu, wird dieser für alle miteinander abgeglichen. Jeder hat somit Zugriff auf die gleichen Dateien.
• Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei, wird dieser „Konflikt“ erkannt und die Dropbox-Software speichert mit einem Hinweis auf den Versionskonflikt die konkurrierenden Versionen als getrennte Dateien ab.

Nachteile:

• Dateien über 300 MB können nur über die installierte Dropbox auf Ihrem Rechner in der Dropbox gespeichert werden. So können Sie sehr große Dateien ganz einfach in den Dropbox-Ordner auf Ihrem Rechner „ziehen“.
• Sind Sie unterwegs und haben Ihren Rechner mit der installierten Dropbox nicht dabei, können Sie zwar alternativ über einen Webbrowser Dateien in die Dropbox laden, allerdings nur Dateien, die die maximale Größe von 300 MB nicht überschreiten.
• Dropbox behält sich vor, kostenlose inaktive Accounts und deren Daten kommentarlos zu löschen. Der lokal gespeicherte Dropbox-Ordner und die darin enthaltenen Dateien bleiben erhalten.

Szenarien: Dropbox und wissenschaftliches Arbeiten

• Dropbox alleine nutzen: Angenommen, Sie speichern wichtige wissenschaftliche Dokumente auf einem USB-Stick und vergessen diesen bzw. der USB-Stick funktioniert nicht mehr. An dieser Stelle kann Ihnen Dropbox helfen. Sofern Sie die Dateien in der Dropbox abgelegt haben, können Sie von jedem Webbrowser auf diese zugreifen und müssen nicht mehr an Ihren USB-Stick denken. Sie können so an unterschiedlichen Rechnern, z. B. zu Hause, in der Hochschule oder bei Freunden an ihrer wissenschaftlichen Arbeit arbeiten und haben immer alle Dokumente "dabei".

• Dropbox für die Gruppe nutzen: Möchten Sie eine bestimmte Datei einem ausgesuchten Personenkreis zugänglich machen ohne diese per E-Mail zu verschicken, weil die Datei vielleicht zu groß ist, können Sie dies ganz einfach mit Dropbox bewerkstelligen. Geben Sie dazu einfach den Link der Datei aus dem öffentlichen Dropbox-Ordner weiter. Personen, die den Link erhalten, können die Datei dann direkt von einem Dropbox-Server herunter laden, ohne selbst bei Dropbox angemeldet sein zu müssen. Dies ist hilfreich, wenn sie z.B. Bilder oder Literatursammlungen ihren Kommilitonen zur Verfügung stellen wollen.

• Dropbox mit der Gruppe nutzen: In einer Arbeitsgruppe kommt es oft vor, dass Dokumente gemeinsam bearbeitet werden müssen. Dropbox bietet die Möglichkeit, diese zentral zu verwalten und auf geänderte Versionen zurück zu greifen. Dadurch wird die Arbeit mit verschiedenen Dateien viel übersichtlicher, als wenn dies über E-Mail geschehen würde. Zweitens, bietet sich die Möglichkeit, benötigtes Wissen zentral anzulegen, um dieses für jeden zugänglich zu machen, um z.B. ein gemeinsames Referat vorzubereiten.